Als Management Assistant Corporate Legal is jouw primaire rol het ontzorgen van de Director Corporate Legal in de breedste zin van het woord. Jij bent haar steeds een stap voor.Hoe jij dit precies realiseert? Dat is aan jou. We vertrouwen op de manier waarop jij jouw doelen duidelijk stelt en deze op tijd bereikt volgens een goed plan. Jij zet jouw talenten in bij het:

• organiseren en prioriteren van de complexe agenda van de Director Corporate Legal. Voorbereiding en opvolging van afspraken, bewaken van deadlines en fungeren als haar oren en ogen richting het team. Daarnaast ondersteun je het MT bij agendabeheer en bij verdere inhoudelijke verzoeken.
• voorbereiden, organiseren en structureren van MT-vergaderingen, inclusief het controleren van stukken, beheren van de agenda en genodigden tijdig anticiperen op wijzigingen.
• fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten, inclusief het zelfstandig oppakken en opvolgen van verzoeken en het coördineren van bezoek.
• organiseren en coördineren van facilitaire en organisatorische zaken zoals jaarplanning, catering, vergaderruimtes, teambuildingactiviteiten, heisessies en postverwerking.
• verwerken van declaraties, organiseren zakenreizen, verwerken ziekmeldingen, organisatie jaarlijkse bezoek masterstudenten, accountbeheer externe medewerkers en gedeelde mailboxen, voorbereidingen inzake onboarding nieuwe medewerkers en inkoop- en facturatieondersteuning.

In deze rol werk je nauw samen met de assistentes binnen Schiphol Group, in het bijzonder met twee directe collega‑assistentes die verantwoordelijk zijn voor het vennootschapssecretariaat. Gezien de aard van de werkzaamheden ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je bent proactief, zelfstandig en signaleert tijdig urgente zaken, zodat je manager zich kan focussen op zijn/haar kerntaken. Daarnaast ben je altijd op zoek naar manieren om efficiënter te organiseren en ben je sterk in het werken met data, systemen en nieuwe technologieën (zoals de inzet van AI).